Bí quyết tổ chức sự kiện

10 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Bí quyết tổ chức sự kiệnTrên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị.

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.


Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể.

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

7. Quảng bá sự kiện.

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng.

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
 
10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.
 
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.
 
(Theo Business world)  
Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:
Công ty cung cấp &cho thuê màn hình Led 4HMEDIA
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ BỐN GIỜ - 4HMEIDA

Trụ sở:Số 33/4A Đường HT13, Khu Phố 7, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM

VPGD:Số 08 Họa Mi, KP2, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM

Nhà xưởng: Số 33/4A Đường HT13, Hẻm 240, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM

Tel / Zalo:0903.910.119  -  0937.837.837

Website: www.sankhaudidong.com, www.4hmediavn.com

Email: 4hmediagroup@gmail.com; sankhaulapghepdidong@gmail.com

Mr. Quang Huy - GĐ:
0903.910.119 - 0937.837.837

Email: 4hmediagroup@gmail.com, 4hmedia@4hmediavn.com

4HMEDIA VIDEO

Event project completed

Lễ khai trương Mercedes-Benz An Du Autohaus Đà Nẵng

Lễ khai trương Mercedes-Benz An Du Autohaus Đà Nẵng

Ngày 21/04/2012 , Công ty tổ chức sự kiện Quốc tế Bốn Giờ - 4HMEDIA đã lo...

Lễ ký cam kết tiến độ hoàn thành và bàn giao khu CT1- Usilk City

Lễ ký cam kết tiến độ hoàn thành và bàn giao khu CT1- Usilk City

Ngày 9/11/2011 , Công ty CP Sông Đà Thăng Long đã tổ chức Lễ ký cam kết...

Tổ chức sự kiện Lễ khởi công xây dựng Nhà máy Tôn Phương Nam 70 triệu USD tại Đồng Nai

Tổ chức sự kiện Lễ khởi công xây dựng Nhà máy Tôn Phương Nam 70 triệu USD tại Đồng Nai
Ngày 22/6/2012, Công ty tổ chức sự kiện Bốn Giờ - 4HMEDIA phối hợp cùn...

Tổ chức sự kiện Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Công ty Cổ phần Cấp nước Nhà Bè

Tổ chức sự kiện Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Công ty Cổ phần Cấp nước Nhà Bè

Ngày 17/2/2012, Công ty Tổ Chức Sự Kiện Đầu Tư Quốc Tế Bốn Giờ - 4HMED...

Tổ chức sự kiện Hội thảo về ngành phát triển trò chơi trực tuyến "Open Game Development Conference - OGDC"

Tổ chức sự kiện Hội thảo về ngành phát triển trò chơi trực tuyến

Vào ngày 21/07/2012, tại trụ sở chính của VNG Corporation (182 Lê Đại ...

Tổ chức sự kiện Lễ tổng kết cuối năm Công ty TNT

Tổ chức sự kiện Lễ tổng kết cuối năm Công ty TNT
Tối ngày 21/01/2011, Công ty chuyển phát nhanh TNT đã long trọng tổ ...

Tổ chức sự kiện đêm hội dạ tiệc "Luxury Night" cùng Mercedes-Bens & Vietnam Star

Tổ chức sự kiện đêm hội dạ tiệc
Tối 5/6/2010, Chương trình dạ tiệc Luxury Night tôn vinh sự sang trọ...

Tổ chức sự kiện diễu hành Roadshow bằng xe đạp đôi chào xuân 2012 Công ty CP Giấy Sài Gòn

Tổ chức sự kiện diễu hành Roadshow bằng xe đạp đôi chào xuân 2012 Công ty CP Giấy Sài Gòn

Ngày 07/01/2012 , Công ty Tổ chức sự kiện Quốc Tế Bốn Giờ - 4HMEDIA đã ...

Partners 4HMEDIA

Hitachi

Vinamilk
Mobell

Toyota
Honda

Toshiba
Vietnam Airlines

Hưng Thịnh
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành

Ford

website link

lắp đặt màn hình led
Lắp đặt màn hình led sân khấu
lắp đặt màn hình led cung cấp màn hình led quảng cáo cung cấp màn hình led quảng cáo