Mục đích của quay phim: Cần xác định rõ mục đích của việc quay phim. Quay phim với nhiều mục đích khác nhau. Mỗi mục địch cụ thể sẽ chi phối nội dung phim, thời lượng và hình ảnh phim.

Quay phim nhằm quảng cáo cho Nhà tổ chức sự kiện hoặc chủ sỡ hữu sự kiện, quảng cáo cho nhà tài trợ. Quay phim nhằm đưa tin sự kiện, sự kiện danh tiếng có ý nghĩa xã hội, quay phim làm tài liệu lưu trữ cho công ty sau này, v.v...

Ngân sách dành cho quay phim: Quay phim đòi hỏi chi phí lớn, do vậy Nhà tổ chức sự kiện phải quan tâm ngay tới ngân sách. Cần tính toán xem ngân sách cho phép thực hiện quay phim không? Đối với sự kiện gây quỹ, ngân sách tài trợ thì việc quay phim là khó thực hiện.

Ngân sách chi phối mục đích quay phim, phương thức thực hiện, cảnh quay và trình độ nghệ thuật phim. Tùy mức ngân sách mà Nhà tổ chức sự kiện có thể làm phim đưa tin quảng cáo, đua tin trên truyền hình, tiểu phẩm hoặc phóng sự truyền hình. Những loại phim trên có thời lượng, nội dung và hình ảnh khác nhau.

Nếu yêu cầu phim chất lượng cao, phải có trình độ nghệ thuật. Đòi hỏi người quay phải có kỹ thuật cao và phải có trang thiết bị chuyên dụng hiện đại. Vấn đề này không hề đơn giản. Những chuyên gian quay phim có trình độ không nhiều, các thiết bị chuyên dụng hiện đại cũng không phổ biến. Do vậy để thuê được chuyên gia và thiết bị quay phim chất lượng cao không những tốn nhiều ngân sách mà còn mất nhiều thời gian và công sức.

Số lượng chuyên gian quay phim: Quay phim dù với mục đích sử dụng nào cũng không thể một người. Yêu cầu phim chất lượng và bảo đảm được tính nghệ thuật đòi hỏi phải có một số chuyên gia bấm máy với gốc độ và cảnh quay khác nhau cùng với một số người phục vụ chuyên nghiệp. Nhiều người cầm máy sẽ quay được nhiều cảnh khác nhau, sẽ có nhiều khuôn hình đẹp cần cho sự kiện. Nhiều người cầm máy sẽ đi vào nhiều lĩnh vực khác nhau của hoạt động sự kiện, sẽ thể hiện những gì cần thể hiện, sẽ có nhiều cảnh để chọn.

Kịch bản và biên tập: Quay phim dưới hình thức nào cũng phải có kịch bản trước. Từ quảng cáo trên truyền hình với thời lượng 30 giây tới phim quảng cáo dài hàng hàng giờ đồng hồ với nhiều tập. Nhà tổ chức sự kiện cần làm việc trước với đạo diễn để có được kịch bản. Kịch bản phải giải quyết được những yêu cầu đặt ra đối với phim, phải thể hiện được chủ đề của nhà tổ chức.

Kịch bản phải được sự chấp thuận của Nhà tổ chức sự kiện, sau đó mới tiến hành quay. Đạo diễn và các chuyên gia bấm máy, nhân viên phục vụ theo lịch trình thực hiện.

Biên tập phim thuộc về công việc chuyên môn nghiệp vụ, do đạo diễn đảm nhận, phim biên tập phải đảm bảo tính pháp lý và tính văn hóa nghệ thuật, không gây phản cảm trong công chúng.

Phim biên tập xong cần phải chỉnh duyệt trước Nhà tổ chức sự kiện theo những yêu cầu và nội dung như đã đề cập. Nếu còn vi phạm về những quy chế, luật pháp hoặc chưa thể hiện được nội dung và giải quyết được những vấn đề đặt ra ban đầu, phải tiến hành chỉnh sửa biên tập lại.